Opterećenje na stolu, jednako je opterećenju u našim mislima. Selektiranje i micanje nepotrebnih dokumenata i predmeta s radnog stola predstavlja veliko olakšanje i osigurava motivaciju za dobrodošle promjene u ostvarivanju novih poslovnih ciljeva.

Savjeti za uredan radni stol za sva vremena:

1. Odvojite tri do četiri sata za čišćenje, čak i ako vam se čini da zaista nemate vremena.
2. Važno je sve skinuti sa stola, jer „malo“ pospremanje neće donijeti odgovarajuće rezultate. Dokumente i predmete prebacite na policu ili pod.
3. Očistite stol sredstvom za održavanje drveta i podijelite pod ili neki drugi prostor na četiri dijela.
4. U mislima dijelove označite u četiri kategorije: „Ovo ću prvo baciti“, „Ovo ću dati nekome drugom“, „Ovo je mi je jako važno“, „Ovo je lako i odmah ću riješiti“

Kategorija „Ovo ću prvo baciti“

U kategoriju „Ovo ću prvo baciti“ premjestite sljedeće nepotrebne materijale i dokumente:

• novine starije od petnaest dana
• stare kataloge i turističke prospekte
• stare skripte ili materijale s poslovnih edukacija koje niste nikada koristili
• stare božićne ili rođendanske čestitke
• kalendare i rokovnike iz prethodnog razdoblja
• recepte za kolače i jela koje ste razmjenjivali s kolegicama
• popise različitih dijeta
• privatne papire koji su se slučajno našli na radnom stolu i tamo ostali.

Kategorija „Ovo ću dati nekome drugom“

U grupu „Ovo ću dati nekome drugom“ prebacite sve dokumente koje ste odlučili kasnije pogledati, a u međuvremenu su postali nadležnost nekog drugog člana tima, stručne časopise, izreske iz novina ili članke koji mogu koristi nekom od članova tima, dokumente koje trebaju završiti u nekom drugom odjelu poput računovodstva, financija ili upravi.

Kategorija „Ovo mi je jako važno!“

Posebno budite strogi prema sebi kada budete formirali grupu „Ovo mi je jako važno!“. U tu grupu stavite zaista najvažnije dokumente koje trebate riješiti u nadolazećem razdoblju i koji su vam važni u obavljanju vaših poslovnih aktivnosti.

Kategorija „Ovo je lako i odmah ću riješiti“

Kategorija „Ovo je lako i odmah ću riješiti“ treba se sastojati od svih mogućih papirića na kojima su napisani podsjetnici s brojevima telefona osoba koje trebate nazvati, e-mail adresa kojima trebate uputiti dopis ili poruku, dokumenata koje trebate faksirati ili odložiti u za to predviđenu mapu ili registrator.

Nakon što ste formirali sve četiri skupine, na polici ili na podu više ne bi trebalo biti dokumenata niti papira. Kako biste u tome uspjeli, važno je da jedan dokument pogledate samo jednom i odmah odlučite gdje pripada. Ne otvarajte dodatne kategorije dokumenata. Nakon selekcije, prvo je važno sve predmete i materijale iz kategorije „Ovo ću prvo baciti“ odnijeti u koš za stari papir. Nakon toga u sljedećih posla sata do sat vremena treba riješiti sve iz kategorije „Ovo je lako i odmah ću riješiti“. Sljedeći korak je podjela i raznošenje papira i dokumenta iz kategorije „Ovo ću dati nekome drugom“, a na kraju na stol i mape vratite dokumente koje ste označili kategorijom „Ovo mi je jako važno“

Simbolično čišćenje i novi početak

Na ovakvo čišćenje prostora i radnog mjesta osobe se najčešće odlučuju u prosincu, kada istekom godine žele „stvari pospremiti na svoje mjesto“ i tako neopterećeni ući u novo razdoblje. Poravnavanje dugova i vraćanje posuđenih predmeta stari je običaj koji ima simbolično značenje. 21. prosinca događa i sezonska mijena koja vodi u razdoblje nade i želje, odbacivanje starih navika te donošenje novih odluka i ostvarivanja ciljeva u nadolazećoj godini.