Zapisivanja imena, adresa i telefonskih brojeva na papiriće, zadataka i telefonskih razgovora na poleđinu nekog memoranduma koji više ne trebamo, zaključaka sa sastanaka u više različitih blokova i rokovnika, nije navika koja će nam pomoći da učinkovito upravljamo našim vremenom i planiramo. Neki ljudi koriste online zapise i planere, a neki više vole dobri stari papir. Odaberite što Vam više odgovara.

Da bismo to promijenili, moramo kreirati kalendar u koji ćemo uključiti i glavnu listu zadataka. Ukoliko osjećate da je za vas bolje odvojeno voditi glavnu listu zadataka i kalendar – vodite ih odvojeno! Kalendar prilagodite svojim preferencijama – možete ga voditi u papirnatom ili elektronskom obliku, možete koristiti neki već postojeći sustav ili program, možete kreirati vlastiti, to može biti tehnički vrlo sofisticirano, ali ne mora – važno je da vama odgovara i da je za vas to praktično, jer tada ćete taj sustav koristiti.

U kalendar (ili na glavnu listu zadataka) upisujte sve zadatke koje trebate obaviti, pozive i slično, ali jednako tako i ono što drugi trebaju obaviti za vas. Upište također i da projekt trebate započeti za dva tjedna, ili da za šest mjeseci trebate obnoviti kontakt s nekom tvrtkom. Velike projekte razdijelite na manje i konkretne zadatke, koje onda trebate unijeti u kalendar.

Pokušajte primijeniti i slijedeće savjete:

• Ako dogovarate sastanak, upišite ga običnom olovkom dok nije potvrđen ili na drugi način označite željeno
• Ne obavite li za danas planirani zadatak, prepišite ga u drugi termin. Nemojte se vraćati unatrag po kalendaru da biste provjerili da li ste nešto zaboravili.
• Sve zapisujte na jedno mjesto, pokušajte bilješke voditi uz kalendar.
• Obavljene zadatke označite kao obavljene ili prekrižite debelom crtom.
• Planirate li detaljno, u plan uključite i pauzu.
• Za sastanke ostavite uvijek 10 minuta vremena za pripremu prije sastanka i 15 minuta nakon sastanka, kako bi vam ostalo dovoljno vremena da zaključite sastanak, ali i da ostavite prostor da se sastanak „neplanirano“ produži. Naravno, ako se do sastanka morate voziti, uključite u plan i vrijeme za vožnju.
• U kalendar zabilježite i sve što trebate ponijeti na sastanak, ukoliko je izvan vašeg ureda (prezentacijske materijale, kompjutor, projektor i sl.), a ponesite i nešto korisno za čitanje, ukoliko ćete morati čekati (najbolje neki od članaka koji nije stigli pročitati ranije).
• U kalendar odmah uključite sastanke i projekte koje ćete sigurno imati tijekom godine (npr. godišnjice, konferencije, sajmove i slično).
• Upišite i praznike, blagdane, te rođendane obitelji i poslovnih partnera.
• Ostavite si vrijeme za bavljenje neočekivanim zadacima i problemima i pokušajte si ostaviti nešto više vremena nego što vam je zaista potrebno.
• Svakom zadatku dodijelite prioritet, kako biste lakše odlučili o tome koje zadatke ćete obaviti prve. Sposobnost da odaberete najvažnije zadatke i obavite ih brzo i kvalitetno ima znatan utjecaj na uspjeh.

mr. sc. Nataša Trojak