Usmena komunikacija svašta podnese, ali kada pišete neki tekst – poslovni dopis koji ide izvan poduzeća ili privatnu poruku poslovnoj kolegici – važno je razmisliti bi li vam bilo ugodno da to pročita i netko drugi.
Ako pišete o trećoj osobi, važno je pripaziti da nikoga ne uvrijedite niti ostavite loš dojam. Najmudrije je uopće ne pisati neugodne stvari o drugima, bez obzira spominjete li imena ili ne. Pisana komunikacija govori o vama, a posebno treba biti oprezan kod korištenja žargona i neprimjerenih riječi. Istovremeno, važno je poznavati osnove pravopisa, a svaki tekst pročitati nekoliko puta.
Nemojte biti neodgovorni ni prema sadržaju niti prema formi i pravopisu. U pisanoj komunikaciji ne mogu se izraziti emocije pa se može dogoditi da se pošiljatelj poruke želi našaliti, a primatelj poruke ne mora nužno to zaključiti iz pročitanog teksta što dovodi do nesporazuma. Ako razgovarate telefonom, važno je svaki dogovor potvrditi i pisanim putem, jer je namjerno ili nenamjerno nerazumijevanje čest uzrok sukoba i nepotrebnih problema u poduzeću. Dok razgovarate telefonom, ne činite ništa drugo što vas može ometati ili dekoncentrirati kako biste mogli pažljivo slušati drugu osobu. U komunikaciji telefonom ne vidite lice osobe pa je važno koncentrirati se na ton kako ne biste propustili neki važan trenutak razgovora. Nemojte jesti i piti, držati ruku na ustima ili raditi nešto drugo tijekom telefonskog razgovora.
Prednosti i nedostaci različitih oblika komunikacije
Različiti oblici komunikacije imaju svoje prednosti i nedostatke na koje moramo obratiti pozornost u obavljanju svakodnevnih aktivnosti.
Pisana komunikacija
Pisana komunikacija može uzrokovati brojne probleme u poslovanju i odnosima s javnošću. Istovremeno, ona ima i svoje brojne prednosti. Važna prednost je da ostavlja trag i možete se na nju pozvati ako bude potrebno. Ta trajnost pisane komunikacije je ujedno i prednost i nedostatak u slučaju da ste napisali nešto što ne želite da svi vide, nešto neugodno ili nešto čega se sramite.
Za uspjeh u pisanoj komunikaciji važno je biti precizan, jasan i točan. Pisana komunikacija može biti praktična za situacije kada želite o nekim poslovnim aktivnostima ili dogovorima dobro razmisliti ili ih želite osmisliti kada je za vas najpovoljnije. To dodatno vrijeme koje tijekom usmene komunikacije nemate, može umanjiti broj grešaka. Nedostatak pisane komunikacije je i u nemogućnosti primatelja da postavi dodatna pitanja, da se razjasne nedoumice ili dvosmislenosti ili postavi pitanje.
Telefonska komunikacija
U telefonskoj komunikaciji važna je srdačnost i preciznost. Prednosti usmene komunikacije telefonom su u mogućnosti brzog dogovora. Obje strane mogu postavljati pitanja, razjasniti nedoumice i dogovoriti se oko konkretnih aktivnosti. Međutim, problem u usmenoj komunikaciji je što nemate vremena razmisliti o nekom problemu niti dugo smišljati odgovore. Od vas se očekuje dijalog, posebno kada je situacija hitna.
U poslovnoj komunikaciji nije od presudne važnosti da se slažemo, već da se razumijemo
Ako je povod za pisanu komunikaciju neka teška situacija, potrudite se nekoliko puta pročitati tekst ili dati nekome od dobronamjernih kolega koji nisu uključeni u slučaj da ga pročitaju. Njihova objektivnost će vam pomoći da ispravite eventualne greške. Ili da dopunite tekst da bude jasniji, precizniji i s manje neugodnih emocija. Nikada nemojte pisati dopise u ljutnji ili nakon nekog neugodnog događaja, jer ćete prenijeti i negativne emocije. Ako vas situacija jako uznemiruje, ponekad je dobro otići u kratku šetnju, popiti kavu ili čak prespavati da napišete neutralan i profesionalan dopis.
Ako se ipak dogodi neugodnost u pisanoj komunikaciji, važno je ispričati se i pokušati popraviti nedostatak ili grešku, kao i kod usmene komunikacije. Iskrena isprika može pomoći da se djelomično ispravi napravljena greška. No, trajnost pisane komunikacije neće dopustiti da se događaj ikada u potpunosti zaboravi.
Nakon usmene komunikacije uvijek pisanim putem pokušajte dobiti potvrdu dogovorenog i napišite kratki zapisnik dogovorenog. U telefonskom razgovoru češće parafrazirajte da ponovite dogovoreno kako biste provjerili jeste li se dobro razumjeli. I da u konačnici zaključite razgovor. U poslovnoj komunikaciji nije od presudne važnosti da se slažemo, već da se razumijemo.
Povezano: 5 koraka do uspješnog promotivnog dopisa
