U vremenima kada se većina komunikacije odvija putem emaila, više je no ikad važno znati neka nepisana pravila. Svi znamo da je važno osobe oslovljavati ispravnim imenom i titulom, održavati ton poštovanja i profesionalnosti. No što s onim sitnicama koje naizgled nisu toliko važne, ali itekako čine razliku.

Nepisana pravila koja nosi email bonton

Kada već dugo razmjenjujete e-poruke s istim osobama ili šaljete puno grupnih emailova, lako se izgubiti u takvoj komunikaciji. S vremenom se zasigurno možete malo opustiti, a ton komunikacije prilagoditi razvijanju odnosa. No, email bonton obuhvaća neka pravila koja biste uvijek trebali slijediti, bilo da šaljete prvi mail ili stoti.

Kada god je moguće – personalizirajte poruku

Čak i ako šaljete vrlo poslovan, profesionalan email, ostavite prostora za dozu personalizacije. Primjerice, ako šaljete prodajni email osobi kojoj se divite jer je puno postigla u vašoj branši, slobodno tako i napišite. Prilikom slanja neke tablice kolegici, pitajte kakav je bio film za koji vam je rekla da će gledati. Javljate li se nekom po prvi puta, a vidjeli ste na njihovim društvenim mrežama da su primjerice dobili dijete, slobodno usput čestitajte. Personalizacija je važna i pomaže vam istaknuti se u prepunom inboxu.

Pripazite na formu

Ovo je izrazito važno kada email koji šaljete sadržava važne datume, rokove i zadatke. Posebice ako se radi o grupnom mailu i informacije se odnose na više osoba. Često ljudi takav email pišu jednako kao bilo koji drugi, jednostavni nižući redove teksta i ubacujući datume. Nastojte to izbjegavati i u poruci jasno popišite datume, rokove i na koga se koja stavka odnosi, ako ne na sve osobe. Time će cijeli tim imati jasan pregled i timeline nadolazećih aktivnosti koje mogu čak i isprintati ako je potrebno. Tako ćete izbjeći i ono da netko “nije vidio” rok u gomili informacija.

Beskrajno dopisivanje

Sigurno vam se povremeno dogodi “onaj dan” u uredu. To je dan kada imate osjećaj da ne radite ništa drugo nego odgovarate na emailove. Kao da svaki vaš “reply” za sobom nosi nove poruke umjesto završetak iste. U takvim slučajevima odmah reagirajte na one poruke za koje vidite da jedan odgovor neće dati željene rezultate. Tada je možda najbolje osobu nazvati ili dogovoriti susret uživo. Ako ipak nastavljate s dopisivanjem, nemojte se libiti u jednom trenu otvoriti novu poruku s novim naslovom. Nije lijepo niti profesionalno odgovarati po 10-ti put na email naslova “Re:Re:Re…”.

Povezano: Kako da odgovorite na nepristojan e-mail i pri tom ostanete sabrani