Nekada se govorilo da vrijeme brzo prolazi kada se zabavljaš, a sporo kada radiš. No, danas ni to više ne vrijedi. Bez obzira kako se osjećate radeći svoj posao, vremena kao da uvijek nedostaje. Bilo da radite nešto u čemu uživate ili odrađujete što se mora, većina nas ostaje dulje na poslu ili radi i u slobodno vrijeme. Ponekad je i druge stvari teško organizirati: razvoženje djece, kuhanje pa čak i zabavu. Eisenhowerova matrica mogla bi vam pomoći organizirati tjedan tako da kada mu dođe kraj i dalje imate energije. Napokon se nećete osjećati kao da stalno radite, a ništa niste obavili.
Kako bolje upravljati vremenom kada ste užurbana poslovna žena
O tome kako provodimo vrijeme trebamo dobro razmisliti, a potom se i dobro organizirati. Većina poslovnih žena, bez obzira čime se bavile, obično kaže da im najviše nedostaje upravo vremena. Sastanak koji je mogao biti email ili kava koja se bespotrebno odužila koštaju vaš vašeg dragocjenog vremena. Naravno, uvijek će biti izvanrednih situacija na koje ne možete utjecati. No pomoću Eisenhowerove matrice naučit ćete kako bolje upravljati vremenom da neželjene aktivnosti svedene na minimum.
Princip matrice
Ako ste čitali knjigu 7 navika uspješnih ljudi onda znate o čemu je riječ. Dr. Stephen Covey, autor ovog uspješnog naslova (koji je zaista must read štivo) popularizirao je Eisenhowerovu matricu u svojoj knjizi. Radi se o sličnom principu kao u SWAT analizi. Ova matrica pomaže nam razlučiti bitno od nebitnog ili manje hitnog posla.
Povezano: Ovo su 4 stila učenja – saznajte svoj kako biste postigli maksimalan uspjeh
Upotrebljavao ju je general Eisenhower po kojemu je i dobila ime. Radi se o generalu koji je bio šef savezničke vojske u drugom svjetskom ratu. Osmislio je ovu matricu kako bi znao odrediti prioritete u stresnim okolnostima. Iako smo danas u manje stresnom okruženju nego što je on bio, ovako nešto je većini nas itekako potrebno. Posebice kada se gubimo u svakodnevnim obavezama, bilo poslovnim ili privatnim.
Matrica se vizualno sastoji od kvadrata podijeljenog na 4 polja/kategorije:
- Hitno i važno
- Nije hitno, ali je važno
- Hitno je, ali nije važno
- Nije ni hitno ni važno
Sljedeći put kada radite dnevnu to do listu, tjedni ili mjesečni plan, prvo popišite sve obaveze i zadatke. Potom ih rasporedite u ove 4 kategorije i znat ćete od kuda krenuti. Ono što hitno i važno zasigurno ćete znati odmah odrediti i staviti na vrh liste. No postoji puno sitnih obaveza koje ponekad ne znamo gdje “utrpati” pa se na kraju toliko pogubimo da njih obavljamo prve, a ono što je važno ne odradimo dovoljno kvalitetno.
Pogledajte ovu objavu na Instagramu.
Pod “hitno je, ali nije važno” možemo svrstati brojne prekide u poslu, dolazne pozive, emailove, molbe kolega za nekom radnjom. “Nije hitno, ali je važno” obično uključuje stvari koje često i stavljamo u drugi plan. Poput rada na dugoročnim planovima i ciljevima, razradi budućeg projekta, a od privatnih obaveza tu svrstavamo rekreaciju, vrijeme s obitelji, druženja. A ako neki posao stavite u zadnju kategoriju, odnosno “Nije ni hitno ni važno” taj čin govori sam za sebe. Izbacite tu aktivnost i oslobodite dragocjeno vrijeme za važnije stvari iz druge 3 kategorije.
Povezano: Evo kako iskoristiti pauzu na poslu za maksimalnu produktivnost
