Ako planirate sastanak, dobro je pridržavati se određenih pravila kako sastanak ne bi bio gubitak vremena i novca.

Uspješan sastanak vam može otvoriti brojna vrata. Nikad se ne zna unaprijed koje uloge će ljudi koje susrećete  igrati u vašem životu. Zato je priprema sastanka vrlo bitna bez obzira je li riječ o internom sastanku ili o sastanku s ključnim poslovnim partnerom.

Sastanci mogu biti vrlo produktivni i može se puno postići u kratkom vremenu. Tijekom napornog radnog tjedna, zadnja stvar koju želite je izgubiti sat ili više vremena na neproduktivan susret.

Navodimo aktivnosti koje mogu pomoći da sastanci budu uspješni.

Prije nego što zakažete sastanak, utvrdite opravdanost sastanka

Što to znači? Zapitajte se: “Što želim postići sastankom? Zašto moram okupiti te ljude na sastanku?”

Ako ne možete artikulirati potrebu za sastankom, ne sazivajte ga. Ako možete, proces artikulacije omogućit će vam da izoštrite fokus onoga što želite ostvariti sastankom te ćete povećati šanse za postizanje svojih ciljeva.

Saznajte nešto o sugovorniku prije odlaska na sastanak

Prije odlaska na sastanak potrudite se saznati nešto o osobi s kojom se susrećete. Saznajte nešto više o profesionalnom iskustvu, osobnim interesima. To će pozitivno utjecati na percepciju druge osobe, a sastanak će biti produktivniji. Uspješni ljudi nikada ne zanemaruju ovo jednostavno pravilo.

Razmislite o kontekstu sastanka

Pripremite se za sastanak, razmislite o pitanjima koje ćete postaviti tijekom razgovora ili predvidite potencijalna pitanja, pripremite odgovore u skladu s tim. Uzmite u obzir različite tijekove sastanka. Budite spremni!

Imajte na umu da nikome nije ugodno na prvom susretu

Vrlo je malo ljudi koji se osjećaju jako ugodno u razgovoru s nekim koga ne poznaju dobro. Svi smo zabrinuti oko prvog dojma kojeg ostavljamo i bojimo se da ćemo propustiti nešto jako važno. Ali zapamtite, ako druga osoba izgleda samouvjereno, to ne znači da je opuštena i nezabrinuta.

Nasmiješite se  

Biti nasmijan kada se prvi put susrećete s nekim, stari je savjet. Nasmiješene osobe izgledaju pristupačnije od namrgođenih,  međutim, važno je imati mjeru. Nasmiješite se kad je to prikladno, a naročito prilikom upoznavanja, predstavljanja i rukovanja te prilikom pozdravljanja na odlasku. No, nisu svi osmjesi jednaki. Širok,  neiskren osmijeh može imati negativan utjecaj na vašu interakcije s drugima. Neka Vaš osmijeh bude iskren, osmijeh koji dolazi iznutra.

Gledajte sugovornika u oči

Prilikom upoznavanja zadržite malo dulji kontakt očima, a sugovornika gledajte u oči dok vam govori. Naravno, nemojte zuriti da se ne desi da ispadnete napadni ili pak čudni. Izbjegavate li pogled, djelovat ćete nezainteresirano, možete izazvati sumnju u vaše dobre namjere. Gledajući izravno u oči pokazujete da ste iskreni i otvoreni.

Ako se susrećete s ljudima iz drugih kultura, trebate  imati na umu da razlike među ljudima različitih kultura mogu biti jako velike. Stoga bi bilo dobro malo istražiti prije ovakvih sastanaka, a ukoliko ne stignete, ostaje Vam promatrati ponašanje sugovornika – pokrete, držanje tijela,  intonaciju i oponašati to tijekom razgovora. To će vam pomoći da djelujete ispravno.

Obratite pažnju na okruženje koje vam govori o sugovorniku

Ako sugovornika upoznajete u njegovom okruženju (njegovom uredu, domu…), pogledajte oko sebe, okruženje može puno govoriti o osobi. Obratite pozornost na sve oko vas: knjige, umjetnička djela, namještaj, male dekoracije, fotografije. To će vam pomoći da izgradite dobar odnos.

Fokusirajte se na interese sugovornika

Usredotočite se na potrebe i interese sugovornika. Ponudite im ono što žele. Istaknite prednosti rada s vama na nenametljiv način. To ne znači da trebate zanemariti svoje vlastite interese, ali to znači da se ne treba usredotočiti samo na vlastite ciljeve. Pokušajte shvatiti motivaciju drugih ljudi.

Vodite računa o govoru tijela

Trudite se leđa držati ravnima, ali ne pretjerujte s ispravljanjem kako ne biste ostavili dojam da se nalazite u neugodnom položaju ili da ste uštogljeni. Dovoljno je da lagano zabacite ramena prema natrag. Tijekom razgovora nemojte se pretjerano unositi u sugovornikov prostor jer nije pristojno. Lagano naginjanje je poželjno jer sugovorniku pokazujete svoju zainteresiranost.
 
Imajte na umu da ne križate ruke na prsima kada se nalazite u društvu jedne osobe kako ne biste ostavili dojam osobe koja se brani. Ako to pak napravite u većoj grupi ljudi, govor tijela poručuje da pozorno slušate ono što sugovornici govore. 

Ne pretjerujte s dobrodošlicom

Važno je završiti sastanak na vrijeme. Čak i ako se niste uspjeli dotaknuti svih tema, to je sasvim normalna situacija za prvi sastanak. Veća je vjerojatnost da će se i druga osoba radovati sljedećem sastanku na kojem ćete raspravljati o važnim pitanjima.

Prvi sastanak je više prilika za obje strane da se bolje upoznaju. Pokušati razgovarati o svakom detalju i nije tako dobra ideja. Neka proces pregovaranja ima prirodni tijek i trajanje.

Ne zanemarujte znakove koje pokazuje druga osoba.

Ne budite hvalisavi

Slušajte sugovornika, postavljajte mu pitanja. Ne budite hvalisavi, ne uzimajte sve zasluge jer to može biti uistinu odbojno.

Zapamtite imena 

Kod upoznavanja zapamtite imena sugovornika kako biste ih u razgovoru mogli oslovljavati imenom. Ljudi to cijene, a vrlo često se dešava da prilikom upoznavanja ne zapamtite imena.  

Sazvali ste sastanak, vi ga vodite

Onaj tko sazove sastanak treba biti odgovoran za vođenje sastanka. Iako svatko treba sudjelovati, samo jedna osoba treba biti odgovorna za cjelokupni tijek susreta, preuzeti odgovornost da sastanak protekne efikasno te na kraju izdvojiti zaključke.

 Istaknite zaključke

Sastanci su beskorisni ako ne završavaju zaključcima i ako iza njega ne slijedi djelovanje.

Zaključci trebaju biti poslani sudionicima koji bi trebali znati što trebaju raditi. Sastanci mogu biti vrlo moćan alat za uspjeh Vašeg poslovanja. Međutim, kao i svaki drugi alat, možete u potpunosti iskoristili prednosti samo ako ga ispravno koristite.

Počnite na vrijeme, završite na vrijeme.

Ako imate odgovornost za vođenje sastanka i imate reputaciju nekoga tko počinje i  završava brzo, bit ćete zadivljeni koliko će ljudi rado prisustvovati sastanku. Ljudi cijene kad shvate da vam je njihovo vrijeme vrijedno. Ne zakazujte sastanke koji će trajati dulje od sat vremena. Šezdeset minuta je obično najduže vrijeme koliko osoba može ostati doista usredotočena.

Prihvaćajući ova pravila, Vaš bi se sastanak mogao pretvoriti u odličnu priliku da naučite nešto novo i postavite temelje kvalitetnog odnosa koji bi mogao postati važan u vašem budućem poslovanju.

M.G.

Izvor: www.inc.com
Foto: Pixabay